Masz czasem poczucie, że zadania, spotkania, telefony zarządzają twoim czasem w pracy? Dodatkowo zbliża się termin przeglądu auta, w szkole twoich dzieci inni rodzice chwalą się, co przygotują na świąteczny kiermasz, a ty gonisz własny ogon. W opanowaniu niekończącej się listy zadań może pomóc matryca Eisenhowera – narzędzie do ustalania priorytetów i zarządzania czasem.
Dwight Eisenhower, 34. prezydent USA, to jedna z najbardziej produktywnych osób. Jego sekret tkwił w umiejętności rozróżnienia spraw ważnych od pilnych, w myśl zasady: to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. Tę myśl wykorzystał Stephen Covey, autor książki 7 nawyków skutecznego działania, opracowując narzędzie: matrycę Eisenhowera.
Czym jest matryca Eisenhowera?
Macierz lub kwadrat Eisenhowera składa się z 4 ćwiartek, które służą do klasyfikowania zadań według ich ważności i pilności. Pilne są sprawy wymagające natychmiastowego działania, o ustalonym, bliskim terminie wykonania. Ich niezrealizowanie wywołuje konsekwencje. To np. nauka do egzaminu, który odbędzie się za 2 dni. Ważne będą sprawy do realizacji w dłuższej perspektywie czasowej, które zapewnią osiągnięcie celów długoterminowych. To np. start w zawodach pływackich za 3 miesiące.
Stwórz własną macierz Eisenhowera
Zacznij od przygotowania schematu podzielonego na cztery części. Pionową oś po lewej stronie oznacz jako ważność zadań. Górny kwadrat na tej osi będą stanowić zadania ważne, dolny – nieważne. Pozioma oś będzie oznaczać pilność zadań. Po jej lewej stronie będą zadania pilne, po prawej – niepilne.
Teraz wystarczy odpowiednio sklasyfikować listę zadań i realizować je zgodnie ze schematem. Rozpisz sprawy zawodowe i prywatne na:
- ważne i pilne (kwadrat I): wynikają ze zbliżających się terminów. To często sytuacje kryzysowe, wymagające natychmiastowego działania, np. nagłe problemy zdrowotne, awarie i projekty „na wczoraj”. Są stresujące, a ich realizacja przynosi nam ulgę;
- ważne i niepilne (kwadrat II): to zadania wykonywane bez presji czasu. Sprawy ważne, ze względu na nasz rozwój osobisty, edukację, budowanie relacji czy realizację pasji;
- nieważne i pilne (kwadrat III): to kwestie do terminowej realizacji, które nie wpływają na nasze długookresowe cele. Bywa, że wynikają z oczekiwań innych osób, nie wnosząc nic do naszej pracy czy życia osobistego. Warto ich realizację powierzyć innym;
- nieważne i niepilne (kwadrat IV): to te, które zajmują czas, ale nie prowadzą do osiągnięcia celów. To tzw. rozpraszacze, np. przeglądanie mediów społecznościowych.
Przeczytaj również: Elevator pitch – czym jest i jak ją stworzyć?
Zarządzanie czasem z matrycą Eisenhowera
Wykorzystanie przedstawionego narzędzia do planowania realizacji zadań w pracy i w domu pomoże skoncentrować się na sprawach najważniejszych, zwiększając naszą produktywność i satysfakcję z życia. To idealny sposób rozkładu działań dla wszystkich, którzy potrzebują wytycznych i kontroli w pracy i życiu. Warto korzystać, gdy potrzebujemy uporządkować sprawy i wyznaczyć sobie priorytety.
Autor tekstu: Luiza Trocka
Od blisko 20 lat, z satysfakcją, zawodowo realizuje się w obszarze PR i komunikacji. Pisanie to jej mocna strona – jeśli coś trzeba ubrać w słowa, jest najlepszym kontaktem. Jej słowa tworzą m.in.: informacje dla mediów; artykuły sponsorowane i PR-owe; teksty do firmowych wydawnictw, intranetu i newsletterów. Po pracy biega, najchętniej w terenie i po górach. Wraz z rodziną zdobywa Koronę Gór Polskich.