W XXI wieku coraz częściej wyznajemy zasadę, że czas to pieniądz – by osiągnąć sukces, trzeba tym czasem mądrze zarządzać. A w natłoku bieżących spraw i licznych obowiązków łatwo się pogubić. Aby ułatwić sobie życie, wykorzystaj metodę GTD. Dzięki niej efektywnie wykorzystasz każdą minutę i zmniejszysz poziom stresu.
Czym jest getting things done?
To metoda ściśle określonej organizacji zadań do wykonania. Polega na stworzeniu listy spraw, nadaniu im odpowiednie priorytety oraz wyznaczeniu właściwego czasu ich realizacji. Dzięki temu wykonanie części zadań można z czystym sumieniem odłożyć na później, a o niektórych po prostu zapomnieć.
Metodę stworzył amerykański specjalista od zarządzania czasem – David Allen. W swojej książce, która w Polsce ukazała się pod tytułem Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań, szczegółowo opisał zasady opracowanej przez siebie metody. Warto zaznaczyć, że ma ona liczne grono zwolenników i cieszy się dużą popularnością na całym świecie.
Przeczytaj również: Prokrastynacja – czym jest i jak z nią walczyć?
Metoda GTD w 5 prostych krokach
Aby skutecznie wdrożyć tę metodę, na początku uzbrój się w cierpliwość. Potrzebujesz bowiem więcej czasu, by zapoznać się z poszczególnymi zasadami i przygotować sensowny plan działania. Natomiast w dalszych etapach realizacji GTD najważniejsza jest systematyczność, co w praktyce oznacza regularne sięganie do własnych notatek. Pamiętaj, że poszczególne kroki realizujesz w podanej niżej kolejności. Nie możesz również pominąć żadnego z punktów.
Krok pierwszy, czyli gromadzenie
Ten etap bardzo przypomina burzę mózgów. Spisujesz wszystkie sprawy, które zaprzątają Twoją głowę: zadania do realizacji, plany na przyszłość, różne pomysły. Zaletą metody jest jej uniwersalność: sprawdza się w porządkowaniu spraw zawodowych, jak i prywatnych. Do tego etapu możesz podejść w sposób tradycyjny lub nowoczesny, a poszczególne zadania:
- zanotować długopisem na kartce;
- spisać i umieścić w folderach swojej skrzynki mailowej;
- zapisać w łatwo dostępnych dokumentach, np. na Dysku Google;
- umieścić w specjalnie przygotowanych do tego celu aplikacjach, np. Nirvana.
Krok drugi, czyli analiza
Na tym etapie przeglądasz spisane zadania. Metoda GTD stawia sprawę jasno: musisz odpowiedzieć na kluczowe pytanie, czy dana pozycja z listy wymaga podjęcia jakiegokolwiek działania.
Jeśli nie, to ląduje:
- w koszu – punkt do wykreślenia;
- w archiwum – wszystko, co jeszcze może się przydać;
- na liście zatytułowanej kiedyś/może – pozycje do zrealizowania w przyszłości.
Jeśli tak, to dane zadanie:
- wykonujesz od razu (jeśli nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty);
- oddelegowujesz, czyli zlecasz komuś do wykonania;
- zapisujesz w kalendarzu, by zmierzyć się z nim w późniejszym terminie.
Krok trzeci, czyli porządkowanie
Na tym etapie, najogólniej rzecz ujmując, dopasowujesz wyszczególnione zadania do kontekstu ich wykonania. Najczęściej wymieniane konteksty to np.: biuro, dom, telefon. W praktyce oznacza to, że przydzielasz wyznaczone aktywności do miejsc, w których aktualnie się znajdujesz, lub przedmiotów, które masz pod ręką. Na przykład, dzięki getting things done wykonasz wszystkie zadania, do których potrzebny jest komputer, jeśli w danej chwili masz do niego dostęp.
Krok czwarty, czyli przeglądanie
Tutaj kluczowe znaczenie ma systematyczność. Aby później nie nadrabiać sporych zaległości, najrozsądniej codziennie przeglądać, sprawdzać i aktualizować listę zadań. Niektóre pozycje trzeba dodawać, a inne wykreślać. Pamiętaj, że taka cykliczność działań ma głębszy sens. Poświęcając swój cenny czas, z pewnością go nie marnujesz. Taka aktywność pozwala odzyskać kontrolę nad codziennym życiem, co w dużej mierze ogranicza niepotrzebny stres.
Krok piąty, czyli realizacja
Masz już gotowy plan działania. Teraz nadszedł najwyższy czas, by wcielić go w życie. Na tym etapie wykonujesz poszczególne zadania zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami. Według twórcy metody GTD przyjdzie Ci się zmierzyć z trzema aktywnościami: Po pierwsze, realizujesz prace, które już masz zaplanowane. Po drugie, wykonujesz zadania niespodziewane, czyli te, które pojawiły się w międzyczasie. A po trzecie, ciągle tworzysz nowe plany.
Autor tekstu: Izabela Muszyńska